TPHCM đề xuất xây dựng công sở hành chính thông minh, hướng tới chính quyền vận hành 24/7

Sở Nội vụ TPHCM vừa trình UBND TPHCM chủ trương xây dựng và ban hành Đề án Xây dựng công sở hành chính thông minh, áp dụng đối với đội ngũ cán bộ, công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của thành phố, bao gồm cả cấp phường, xã và đặc khu.

Người dân hài lòng khi làm thủ tục tại Trung tâm phục vụ hành chính công phường Thủ Đức - Ảnh: Thanh Tâm

Chuyển từ quản trị bằng sự hiện diện sang quản trị bằng hiệu suất

Theo Sở Nội vụ, khu vực công của TPHCM đang chịu áp lực ngày càng lớn, khi khối lượng công việc gia tăng trong bối cảnh bộ máy được tinh gọn và số lượng nhân sự giảm đáng kể. Bên cạnh đó, việc phải di chuyển quãng đường xa hoặc thay đổi nơi cư trú sau sắp xếp đơn vị hành chính cũng tác động không nhỏ đến đời sống và tâm lý làm việc của nhiều cán bộ, công chức.

Kết quả khảo sát do Viện Nghiên cứu phát triển TPHCM thực hiện vào tháng 5/2026 đối với hơn 21.500 cán bộ, công chức tại 168 xã, phường, đặc khu cho thấy hơn 43% người được hỏi đã đánh giá hệ thống quản lý văn bản hiện nay vận hành chưa hiệu quả, gây trở ngại trong quá trình xử lý công việc.

Trong bối cảnh đó, việc xây dựng cơ chế làm việc số hóa, không phụ thuộc vào địa giới hành chính được xem là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm hoạt động thông suốt của bộ máy nhà nước.

Sở Nội vụ cho rằng mô hình “công sở hành chính thông minh” sẽ giúp chính quyền chuyển đổi từ phương thức quản trị dựa trên sự hiện diện sang quản trị dựa trên hiệu suất công việc. Các hệ thống số có khả năng vận hành liên tục 24/7, hỗ trợ xử lý hồ sơ ngoài giờ hành chính hoặc trong những tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh.

Nhờ khai thác dữ liệu thời gian thực, lãnh đạo các cấp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng thay vì phụ thuộc vào quy trình báo cáo thủ công. Đồng thời, môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt được kỳ vọng sẽ thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, hạn chế tình trạng dịch chuyển nhân sự từ khu vực công sang khu vực tư.

Bộ máy hành chính TPHCM được định hướng vận hành dựa trên hiệu suất, dữ liệu thời gian thực và khả năng phục vụ người dân mọi lúc, mọi nơi - Ảnh: Thanh Tâm

Đề án cũng hướng tới xây dựng nền hành chính minh bạch hơn thông qua việc quản lý toàn bộ quy trình công vụ trên nền tảng số. Mọi thao tác xử lý hồ sơ đều được lưu vết, góp phần ngăn ngừa tình trạng nhũng nhiễu, chậm trễ hoặc can thiệp trái quy định trong giải quyết thủ tục hành chính.

Đối với người dân và doanh nghiệp, mô hình mới cho phép tiếp cận dịch vụ công mọi lúc, mọi nơi, đồng thời kỳ vọng cải thiện các chỉ số quan trọng về cải cách hành chính, chất lượng quản trị và mức độ hài lòng của người dân.

AI cảnh báo hồ sơ trễ hạn, thí điểm làm việc từ xa

Về hạ tầng công nghệ, TPHCM dự kiến đầu tư đồng bộ trang thiết bị công nghệ thông tin tại các cơ quan trong hệ thống chính trị, đồng thời xây dựng Trung tâm dữ liệu tính toán hiệu năng cao nhằm đáp ứng nhu cầu triển khai các ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và internet vạn vật (IoT).

Các nền tảng số dùng chung sẽ được liên thông trên toàn hệ thống, kết hợp trợ lý ảo phục vụ công tác điều hành nội bộ cũng như hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính.

Một trong những nội dung trọng tâm của đề án là xây dựng hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa theo nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Thành phố sẽ đẩy mạnh số hóa hồ sơ, hình thành các kho dữ liệu dùng chung và ứng dụng AI để tự động phát hiện sai sót, phân tích dữ liệu chuyên sâu, tổng hợp báo cáo định kỳ.

Trong công tác quản trị, thành phố định hướng chuyển từ quản lý quá trình sang quản lý kết quả đầu ra thông qua hệ thống chỉ số KPI và OKR số hóa cho từng vị trí việc làm. Toàn bộ chỉ tiêu công việc sẽ được tích hợp vào nền tảng làm việc số tập trung, cho phép phân bổ mục tiêu từ cấp lãnh đạo đến từng công chức.

Đề án công sở hành chính thông minh của TPHCM kỳ vọng tạo bước đột phá trong cải cách hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ và xây dựng nền công vụ hiện đại, minh bạch - Ảnh: Thanh Tâm

Đáng chú ý, TPHCM sẽ thành lập Trung tâm Điều hành Hiệu suất Hành chính với dữ liệu thời gian thực phục vụ công tác giám sát. Hệ thống AI sẽ tự động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và kích hoạt cơ chế cảnh báo ba cấp độ khi phát hiện nguy cơ chậm trễ.

Theo đó, cấp độ xanh sẽ nhắc nhở trực tiếp công chức khi hồ sơ sắp đến hạn dưới 24 giờ; cấp độ vàng báo cáo đến cấp quản lý trung gian nếu hồ sơ trễ dưới 48 giờ; còn cấp độ đỏ sẽ chuyển thông tin trực tiếp đến người đứng đầu cơ quan để xử lý ngay.

Về nhân sự, đề án đề xuất xây dựng khung năng lực số bắt buộc đối với từng nhóm vị trí việc làm, tăng cường đào tạo thực hành và đưa kỹ năng số trở thành tiêu chí quan trọng trong tuyển dụng, quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ.

Đặc biệt, thành phố dự kiến thí điểm cơ chế làm việc kết hợp đối với nhóm công chức thực hiện nhiệm vụ tham mưu, nghiên cứu, hoạch định chính sách và chiến lược. Những vị trí này có thể đăng ký làm việc từ xa từ 1-2 ngày mỗi tuần, được đánh giá dựa trên chất lượng sản phẩm đầu ra thay vì hình thức điểm danh tại cơ quan.

Về cơ sở vật chất, cùng với việc đưa vào hoạt động Trung tâm Hành chính mới tại Thủ Thiêm, TPHCM sẽ tiếp tục khai thác hệ thống trụ sở hiện hữu bằng cách nâng cấp hạ tầng kỹ thuật bên trong theo mô hình công sở thông minh ứng dụng IoT.

Đề án được đề xuất triển khai theo 3 giai đoạn. Giai đoạn 2026-2027 tập trung hoàn thiện khung pháp lý, bộ chỉ số KPI số hóa và lắp đặt các kiosk tự phục vụ 24/7 tại khu dân cư. Giai đoạn 2028-2029 mở rộng cơ chế làm việc tại nhà đối với ít nhất 30% vị trí tham mưu, nội nghiệp và vận hành hoàn toàn kho dữ liệu dùng chung.

Từ năm 2030 trở đi, TPHCM hướng tới mục tiêu xây dựng nền hành chính số vận hành xuyên suốt, không phụ thuộc địa giới hành chính vật lý, trong đó mọi quyết định chỉ đạo, điều hành đều được hỗ trợ bởi hệ thống phân tích dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo.

Thanh Tâm