Công chứng tiện lợi, an toàn hơn nhờ số hóa

Công chứng viên Phòng công chứng số 1 chụp ảnh khi người dân ký văn bản

Tăng minh bạch, giảm rủi ro

Giữa tháng 7/2025, chị Phan Thị Diễm Quỳnh (xã Bình Mỹ) xin nghỉ làm buổi sáng, chạy xe hơn 1 giờ đến văn phòng công chứng để sao y giấy phép lao động để làm thủ tục đi lao động ở nước ngoài. Mất công di chuyển nhưng chị hài lòng bởi được giải quyết thủ tục nhanh chóng nhờ một số công đoạn đã được số hóa. “Nghe nói sắp tới, mình có thể đăng ký tài khoản công chứng điện tử, ký số trực tuyến, khỏi phải chạy đến văn phòng công chứng” - chị nói.

Ông Trương Trí Nhân (phường Chánh Hưng, TPHCM) nhận xét, việc bổ sung quy định chụp hình người ký văn bản tại chỗ là cần thiết, làm tăng tính xác thực của hồ sơ. Ông cho rằng, công chứng điện tử sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo sự thuận tiện cho người dân, đặc biệt là người cao tuổi hoặc người bận rộn. Dù vậy, quá trình chuyển đổi cũng đòi hỏi người dân phải làm quen dần với công nghệ và quy trình mới.

Ông Đặng Văn Dinh - công chứng viên Phòng công chứng số 1 (phường Sài Gòn) - nhận định, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng là xu hướng tất yếu, vừa tạo thuận lợi cho người dân, vừa giúp công chứng viên quản lý, tra cứu, lưu trữ hồ sơ hiệu quả hơn. Khi dữ liệu được số hóa và kết nối liên thông, việc xác minh thông tin nhanh chóng hơn, giảm sai sót và tăng độ chính xác.

Theo ông, điểm mới đáng chú ý trong Luật Công chứng năm 2024 là quy định bắt buộc chụp ảnh người ký ngay tại thời điểm công chứng. Quy định này giúp ngăn chặn tình trạng giả mạo, ký thay hoặc ký ngoài trụ sở, đồng thời tạo cơ sở xác minh rõ ràng khi có khiếu nại, tranh chấp.

Ông cho rằng, trong giai đoạn đầu áp dụng luật, cần khoảng thời gian để người dân làm quen với quy trình mới, thao tác công nghệ và hình thức xác thực điện tử. Công chứng viên đóng vai trò hỗ trợ, hướng dẫn để người dân thao tác dễ dàng, an tâm.

Các chuyên viên Phòng công chứng số 1 hướng dẫn người dân làm hồ sơ. Phòng này có đầy đủ thiết bị công nghệ để đáp ứng yêu cầu công chứng điện tử

Ngăn ngừa giấy tờ giả

Ông Nguyễn Văn Sỹ - Phó trưởng phòng Công chứng số 1 - cho biết, từ ngày 1/7 đến nay, hoạt động công chứng diễn ra thuận lợi, hồ sơ được xử lý nhanh chóng. Ông nói: “Hiện tại, lượng người đến giao dịch ổn định, chưa có sự đột biến. Trong thời gian tới, thị trường nhà đất sôi động hơn khiến lượng hồ sơ tăng, chúng tôi vẫn đảm bảo tiếp nhận và giải quyết hồ sơ nhanh, dứt điểm để người dân hài lòng”. Ông cho hay, việc mở rộng địa giới hành chính chưa ảnh hưởng rõ rệt đến hoạt động công chứng.

Đối với quy định chụp ảnh các bên tham gia giao dịch tại thời điểm ký, ông Nguyễn Văn Sỹ cho biết, hầu hết người dân hợp tác vui vẻ. Để đảm bảo hoạt động được thông suốt, phòng đã chủ động đầu tư thiết bị chụp ảnh, xây dựng kế hoạch lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn.

“Người dân rất đồng thuận vì hiểu đây là cách bảo vệ quyền lợi của chính họ và cũng là cơ sở để minh bạch hóa các giao dịch pháp lý. Nếu cần thiết, chúng tôi có thể quay video quá trình công chứng nhằm phục vụ tốt nhất cho việc xác minh sau này, tránh rủi ro, tranh chấp” - ông nói.

Ông cho biết thêm, từ năm 2020, Phòng công chứng số 1 đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng. Toàn bộ hồ sơ giao dịch và văn bản công chứng đều được số hóa, lưu trữ hệ thống, giúp cho việc chuyển đổi sang quy trình mới suôn sẻ, không bị gián đoạn.

Hiện nay, ngay sau khi ký văn bản, công chứng viên sẽ scan toàn bộ giấy tờ, phân loại thành 2 nhóm: văn bản công chứng và hồ sơ kèm theo. Các tài liệu này được đặt tên theo quy chuẩn, tải lên phần mềm chuyên dụng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp TPHCM. Nhờ vậy, việc trích lục hồ sơ thuận tiện, chính xác hơn lục tìm giấy tờ trong kho như trước.

Ông Nguyễn Hồ Phương Vinh - Phó trưởng phòng Công chứng số 1 - cho rằng, nếu được triển khai đồng bộ và có kết nối dữ liệu liên cơ quan, công chứng điện tử sẽ là giải pháp hữu hiệu để ngăn chặn tình trạng làm giả giấy tờ: “Chỉ cần xác minh sinh trắc học như ảnh mắt, vân tay, đối chiếu cơ sở dữ liệu số, công chứng viên có thể dễ dàng phát hiện giấy tờ giả. Nhờ đó, người dân sẽ được bảo vệ tốt hơn trong các giao dịch dân sự”.

Tuy nhiên, ông cho rằng, để chuyển đổi thành công, cần có thời gian tạo sự đồng bộ từ hạ tầng công nghệ, kỹ năng thao tác của người dân đến sự thay đổi tư duy của đội ngũ công chứng viên và cơ quan hành chính. Ông phân tích thêm, không phải mọi hồ sơ công chứng đều phải chụp ảnh. Theo luật, chỉ những giao dịch có giá trị pháp lý như mua bán, chuyển nhượng tài sản mới bắt buộc chụp ảnh người ký, còn các thủ tục chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký hay phiên dịch thì không cần chụp.

Thanh Tâm