PNO - Việc xuất hiện biến thể Omicron cho thấy thời gian làm việc tại nhà của bạn vẫn chưa kết thúc và bạn cần hệ thống lại chỗ làm việc tại nhà.
Những tưởng mọi thứ có thể trở về bình thường khi mọi người đều đã tiêm đủ vắc xin, tạo hệ miễn dịch cộng đồng thì biến thể mới xuất hiện - Omicron. Theo các nhà nghiên cứu, biến thể mới có khả năng lây lan nhanh hơn. Vì thế, việc bạn có thể làm việc tại nhà có khả năng sẽ lại kéo dài.
Joe Kissell, tác giả cuốn 'Take Control of Your Paperless Office' , cho biết: “Dù ngày càng có nhiều ngân hàng, tiện ích và các công ty khác cung cấp dịch vụ thanh toán và lập hóa đơn không cần giấy tờ, hầu hết chúng ta vẫn tích lũy hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn trang mỗi năm. Điều đó dẫn đến tình trạng lộn xộn, tràn tủ đựng hồ sơ và lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm các tài liệu cũ".
Kissell nói rằng việc cắt hàng núi giấy này giúp tiết kiệm thời gian và không gian, đồng thời giúp tìm kiếm các tài liệu quan trọng của bạn dễ dàng hơn. Giấy cũng dễ bị hư hại do lửa và nước, trong khi các tệp kỹ thuật số có thể được bảo quản vô thời hạn trên đám mây hoặc bên ngoài trang web. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới một văn phòng không giấy tờ với những mẹo này.
 |
| Việc dùng hóa đơn điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng làm việc tại nhà. |
Dừng giấy trước khi nó bắt đầu: Cắt giảm thư đến bằng cách đăng ký báo cáo điện tử. Tài khoản ngân hàng, chính sách bảo hiểm và hóa đơn của bạn (thẻ tín dụng, điện nước, cáp, v.v.) rất có thể được xem và thanh toán trực tuyến. Thiết lập thanh toán tự động đơn giản hóa cuộc sống hơn nữa. Bạn cũng có thể lên mạng để chọn không nhận thư rác, chẳng hạn như danh mục và phiếu mua hàng thẻ tín dụng.
Đầu tư vào một máy quét chất lượng: Kissell khuyên bạn nên chọn kiểu máy có thể quét ít nhất 20 trang mỗi phút và xử lý cả hai mặt của trang cùng một lúc. Ông nói, để dễ dàng hơn, hãy tìm một cái có khay nạp tờ để xử lý một chồng trang cùng một lúc. Ông nói: “Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, thường nằm trong khoảng từ 6-10 triệu đồng”.
 |
| Việc dùng các thanh toán/mail điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng. |
Đảm bảo tài liệu có thể tìm kiếm được: "Định hình phần mềm máy quét của bạn để sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động biến mọi tài liệu được quét thành một tệp PDF có thể tìm kiếm được", Kissell khuyên. Điều này cho phép bạn tìm tài liệu bằng cách tìm kiếm các từ mà chúng chứa.
Hãy nhớ rằng không cần giấy tờ là một quá trình lâu dài: "Có thể mất thời gian để quét và tái chế các tài liệu cũ nhiều năm. Nhưng nếu bạn làm một vài điều mỗi ngày, bạn sẽ sớm thấy tủ đựng hồ sơ của mình dễ quản lý hơn nhiều. Để làm điều này, có thể thiết lập một thói quen để đơn giản hóa quy trình. Ví dụ, quét một vài tài liệu với ly cà phê sáng của bạn" - Kissell nói.
Kiểm tra kỹ bản quét trước khi loại bỏ bản gốc: Sau khi quét tài liệu, bạn có thể cắt nhỏ hoặc tái chế chúng. Nhưng Kissell nói rằng hãy xác nhận rằng bản quét còn nguyên vẹn trước tiên.
 |
| Việc quét các loại giấy tờ và lưu thành file mềm giúp bạn tiết kiệm không gian, thời gian. |
Sao lưu các bản quét của bạn: Đảm bảo sao lưu các tài liệu đã quét của bạn. Nếu chúng nằm trong ổ cứng máy tính của bạn, chúng cũng dễ bị hư hỏng và mất mát như tài liệu giấy. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây/mail/ hoặc ổ đĩa ngoài.
Thiết lập một trạm loại bỏ: Khi chọn máy hủy, hãy nhớ rằng máy hủy giấy hiệu quả hơn máy hủy dạng dải, vì nó tạo ra các mảnh nhỏ hơn không thể dễ dàng dán lại với nhau. Cắt nhỏ bất kỳ giấy nào có chứa thông tin nhạy cảm, bao gồm số tài khoản, thông tin y tế và số an sinh xã hội.
Đừng quăng tất cả mọi thứ: Phân loại giấy tờ thành hai nhóm. Nhóm một là các loại giấy tờ có thể hủy bản chính sau khi sao chép (hóa đơn, hợp đồng, số tài khoản). Nhóm hai là nhóm ngoài file lưu trữ, phải giữ lại bản chính - tài liệu pháp lý quan trọng như di chúc, giấy khai sinh và kết hôn, chức danh, chứng thư và bất cứ thứ gì có con dấu hoặc con dấu của chính phủ.
An Huỳnh
| Chia sẻ bài viết: |
Sở Xây dựng TPHCM vừa công bố danh mục của 112 dự án được miễn Giấy phép xây dựng theo quy định pháp luật về xây dựng qua các thời kỳ.
Những năm gần đây, xu hướng sống xanh dần trở thành lựa chọn của nhiều cộng đồng cư dân.
Chủ tịch UBND TPHCM vừa có ý kiến chỉ đạo đôn đốc chủ đầu tư tập trung mọi nguồn lực để hoàn thành các dự án nhà ở xã hội.
Chủ tịch Quốc hội Trần Thanh Mẫn vừa ký chứng thực Nghị quyết số 216/2025/QH15 về việc kéo dài thời hạn miễn thuế sử dụng đất nông nghiệp.
Chính phủ ban hành Nghị định hướng dẫn thi hành một số điều về thí điểm các cơ chế, chính sách đặc thù thúc đẩy phát triển nhà ở xã hội.
TPHCM sẽ rà soát và công khai các dự án trên địa bàn TP gồm Bình Dương, Vũng Tàu và đặc khu Côn Đảo đủ điều kiện miễn giấy phép xây dựng.
Thị trường đất nền vừa bổ sung thêm gần 1.000 nền đất đã đầu tư hoàn thiện hạ tầng, pháp lý ở cửa ngõ phía Tây TPHCM.
Sở NN-MT TPHCM vừa có văn bản gửi UBND TPHCM đề xuất về việc áp dụng bảng giá đất từ ngày 1/7/2025 đến ngày 31/12/2025 trên địa bàn TPHCM.
Ngày 30/6, UBND TP.Hồ Chí Minh ban hành Quyết định phê duyệt Nhiệm vụ điều chỉnh quy hoạch phân khu tỷ lệ 1/2000 Khu đô thị mới Bình Quới – Thanh Đa.
Bộ Xây dựng vừa trả lời kiến nghị liên quan đến việc hỗ trợ nhà ở cho cán bộ, công chức, viên chức sau sáp nhập đơn vị hành chính.
Ngân hàng Nhà nước vừa công bố mức lãi suất ưu đãi nhằm hỗ trợ người trẻ dưới 35 tuổi và các dự án nhà ở xã hội.
Tình trạng cho thuê nhà xưởng trái phép trong các khu công nghiệp (KCN) ở Đà Nẵng đang nổi lên như một nguy cơ đáng báo động.
Nếu bạn cảm thấy thường xuyên mệt mỏi, có thể không gian sống bạn đang có nhiều năng lượng tiêu cực, bạn có thể thử các mẹo phong thủy sau.
Nếu bạn đang tìm cách để biến ban công thành chốn bình yên, tránh ánh mắt tò mò của hàng xóm, những ý tưởng tiết kiệm sau sẽ giúp bạn.
Bộ Nông nghiệp và Môi trường vừa ban hành Quyết định về việc công bố thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai.
Tại một đô thị đang chuyển mình mạnh mẽ như TPHCM, bất động sản ngày càng chịu ảnh hưởng bởi yếu tố chất lượng sống...
Từ ngày 1/7, quy định về phân định thẩm quyền giữa chính quyền địa phương hai cấp, phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai chính thức có hiệu lực.
Sở Xây dựng TPHCM vừa có tờ trình cho UBND TPHCM về đề xuất cắt giảm thủ tục cấp phép xây dựng 112 dự án đủ điều kiện.
