PNO - Việc xuất hiện biến thể Omicron cho thấy thời gian làm việc tại nhà của bạn vẫn chưa kết thúc và bạn cần hệ thống lại chỗ làm việc tại nhà.
Những tưởng mọi thứ có thể trở về bình thường khi mọi người đều đã tiêm đủ vắc xin, tạo hệ miễn dịch cộng đồng thì biến thể mới xuất hiện - Omicron. Theo các nhà nghiên cứu, biến thể mới có khả năng lây lan nhanh hơn. Vì thế, việc bạn có thể làm việc tại nhà có khả năng sẽ lại kéo dài.
Joe Kissell, tác giả cuốn 'Take Control of Your Paperless Office' , cho biết: “Dù ngày càng có nhiều ngân hàng, tiện ích và các công ty khác cung cấp dịch vụ thanh toán và lập hóa đơn không cần giấy tờ, hầu hết chúng ta vẫn tích lũy hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn trang mỗi năm. Điều đó dẫn đến tình trạng lộn xộn, tràn tủ đựng hồ sơ và lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm các tài liệu cũ".
Kissell nói rằng việc cắt hàng núi giấy này giúp tiết kiệm thời gian và không gian, đồng thời giúp tìm kiếm các tài liệu quan trọng của bạn dễ dàng hơn. Giấy cũng dễ bị hư hại do lửa và nước, trong khi các tệp kỹ thuật số có thể được bảo quản vô thời hạn trên đám mây hoặc bên ngoài trang web. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới một văn phòng không giấy tờ với những mẹo này.
 |
| Việc dùng hóa đơn điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng làm việc tại nhà. |
Dừng giấy trước khi nó bắt đầu: Cắt giảm thư đến bằng cách đăng ký báo cáo điện tử. Tài khoản ngân hàng, chính sách bảo hiểm và hóa đơn của bạn (thẻ tín dụng, điện nước, cáp, v.v.) rất có thể được xem và thanh toán trực tuyến. Thiết lập thanh toán tự động đơn giản hóa cuộc sống hơn nữa. Bạn cũng có thể lên mạng để chọn không nhận thư rác, chẳng hạn như danh mục và phiếu mua hàng thẻ tín dụng.
Đầu tư vào một máy quét chất lượng: Kissell khuyên bạn nên chọn kiểu máy có thể quét ít nhất 20 trang mỗi phút và xử lý cả hai mặt của trang cùng một lúc. Ông nói, để dễ dàng hơn, hãy tìm một cái có khay nạp tờ để xử lý một chồng trang cùng một lúc. Ông nói: “Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, thường nằm trong khoảng từ 6-10 triệu đồng”.
 |
| Việc dùng các thanh toán/mail điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng. |
Đảm bảo tài liệu có thể tìm kiếm được: "Định hình phần mềm máy quét của bạn để sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động biến mọi tài liệu được quét thành một tệp PDF có thể tìm kiếm được", Kissell khuyên. Điều này cho phép bạn tìm tài liệu bằng cách tìm kiếm các từ mà chúng chứa.
Hãy nhớ rằng không cần giấy tờ là một quá trình lâu dài: "Có thể mất thời gian để quét và tái chế các tài liệu cũ nhiều năm. Nhưng nếu bạn làm một vài điều mỗi ngày, bạn sẽ sớm thấy tủ đựng hồ sơ của mình dễ quản lý hơn nhiều. Để làm điều này, có thể thiết lập một thói quen để đơn giản hóa quy trình. Ví dụ, quét một vài tài liệu với ly cà phê sáng của bạn" - Kissell nói.
Kiểm tra kỹ bản quét trước khi loại bỏ bản gốc: Sau khi quét tài liệu, bạn có thể cắt nhỏ hoặc tái chế chúng. Nhưng Kissell nói rằng hãy xác nhận rằng bản quét còn nguyên vẹn trước tiên.
 |
| Việc quét các loại giấy tờ và lưu thành file mềm giúp bạn tiết kiệm không gian, thời gian. |
Sao lưu các bản quét của bạn: Đảm bảo sao lưu các tài liệu đã quét của bạn. Nếu chúng nằm trong ổ cứng máy tính của bạn, chúng cũng dễ bị hư hỏng và mất mát như tài liệu giấy. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây/mail/ hoặc ổ đĩa ngoài.
Thiết lập một trạm loại bỏ: Khi chọn máy hủy, hãy nhớ rằng máy hủy giấy hiệu quả hơn máy hủy dạng dải, vì nó tạo ra các mảnh nhỏ hơn không thể dễ dàng dán lại với nhau. Cắt nhỏ bất kỳ giấy nào có chứa thông tin nhạy cảm, bao gồm số tài khoản, thông tin y tế và số an sinh xã hội.
Đừng quăng tất cả mọi thứ: Phân loại giấy tờ thành hai nhóm. Nhóm một là các loại giấy tờ có thể hủy bản chính sau khi sao chép (hóa đơn, hợp đồng, số tài khoản). Nhóm hai là nhóm ngoài file lưu trữ, phải giữ lại bản chính - tài liệu pháp lý quan trọng như di chúc, giấy khai sinh và kết hôn, chức danh, chứng thư và bất cứ thứ gì có con dấu hoặc con dấu của chính phủ.
An Huỳnh
| Chia sẻ bài viết: |
UBND TPHCM vừa yêu cầu các đơn vị lấy ý kiến liên quan đến quy hoạch không gian xây dựng ngầm vào quy định quản lý các đồ án quy hoạch.
Công ty Danh Khôi đang làm việc với Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Bình Định để xem xét các thủ tục chuyển nhượng, cấp giấy chứng nhận cho khách hàng.
Phân chia không gian bằng giá sách, tự làm tấm ngăn tường... là những cách tạo không gian riêng tư khi bạn ở chung cùng nhiều người.
Với niềm vui sở hữu nhà, nhiều người có xu hướng lấp đầy nội thất, mua sắm... song, các chuyên gia phân tích điều đó không hẳn đúng.
Bôi sơn lên vết cắt, tỉa quá nhiều.... là những lỗi thường gặp khi cắt tỉa cây khiến cây sinh trưởng và phát triển chậm.
Đó là nội dung được Sở Tài nguyên và Môi trường (TNMT) TPHCM nêu khi lý giải các thông tin xoay quanh bảng giá điều chỉnh đang lấy ý kiến.
Sở TNMT TPHCM vừa ban hành Kết luận thanh tra liên quan dự án nâng cấp, mở rộng Hương lộ 4 (nay là đường Nguyễn Cửu Phú) huyện Bình Chánh.
Cục Thuế TPHCM vừa tiếp tục có văn bản gửi UBND TPHCM liên quan đến việc giải quyết hồ sơ đất đai từ ngày 1/8/2024.
UBND TPHCM vừa có báo cáo việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về trật tự xây dựng trên địa bàn TP.
Tập đoàn Phát Đạt đã ký kết hợp tác với Công ty CP Thanh Bình Phú Mỹ cùng phát triển 5.000 ha khu công nghiệp xanh.
Theo lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, việc điều chỉnh bảng giá đất tại địa phương là đúng, kịp thời theo quy định Luật Đất đai 2024.
Ngày 6/9, UBND TP Phú Quốc tiếp tục tổ chức cưỡng chế thêm 4 căn nhà xây dựng trái phép tại khu 79 căn biệt thự.
Thanh tra TPHCM vừa ban hành kết luận Thanh tra liên quan đến việc cấp phép xây dựng tại chung cư Khởi Thành (TP Thủ Đức).
Trước thông tin sân bay Long Thành và cầu Nhơn Trạch đang băng băng về đích, thị trường bất động sản Nhơn Trạch cũng bất ngờ “nóng” lại.
Dụng cụ bị hư, món đồ thể thao cũ... cần loại bỏ khỏi nhà kho vào thời điểm này để dành không gian cho vật dụng cần thiết mùa thu-đông.
Sở Xây dựng TPHCM vừa có báo cáo về việc tăng cường thực hiện các quy định của pháp luật về đánh số và gắn biển số nhà.
Tại Onsen village của Ecovillage Saigon River, cư dân được chủ động chăm sóc sức khỏe, hưởng lợi ích từ dòng khoáng nóng chảy vào từng căn biệt thự.
Mưa ít, thời tiết dễ chịu của mùa thu là thời điểm tuyệt vời nhất để chuẩn bị cho khu vườn của bạn tỏa sáng vào mùa xuân.
