PNO - Việc xuất hiện biến thể Omicron cho thấy thời gian làm việc tại nhà của bạn vẫn chưa kết thúc và bạn cần hệ thống lại chỗ làm việc tại nhà.
Những tưởng mọi thứ có thể trở về bình thường khi mọi người đều đã tiêm đủ vắc xin, tạo hệ miễn dịch cộng đồng thì biến thể mới xuất hiện - Omicron. Theo các nhà nghiên cứu, biến thể mới có khả năng lây lan nhanh hơn. Vì thế, việc bạn có thể làm việc tại nhà có khả năng sẽ lại kéo dài.
Joe Kissell, tác giả cuốn 'Take Control of Your Paperless Office' , cho biết: “Dù ngày càng có nhiều ngân hàng, tiện ích và các công ty khác cung cấp dịch vụ thanh toán và lập hóa đơn không cần giấy tờ, hầu hết chúng ta vẫn tích lũy hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn trang mỗi năm. Điều đó dẫn đến tình trạng lộn xộn, tràn tủ đựng hồ sơ và lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm các tài liệu cũ".
Kissell nói rằng việc cắt hàng núi giấy này giúp tiết kiệm thời gian và không gian, đồng thời giúp tìm kiếm các tài liệu quan trọng của bạn dễ dàng hơn. Giấy cũng dễ bị hư hại do lửa và nước, trong khi các tệp kỹ thuật số có thể được bảo quản vô thời hạn trên đám mây hoặc bên ngoài trang web. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới một văn phòng không giấy tờ với những mẹo này.
![]() |
Việc dùng hóa đơn điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng làm việc tại nhà. |
Dừng giấy trước khi nó bắt đầu: Cắt giảm thư đến bằng cách đăng ký báo cáo điện tử. Tài khoản ngân hàng, chính sách bảo hiểm và hóa đơn của bạn (thẻ tín dụng, điện nước, cáp, v.v.) rất có thể được xem và thanh toán trực tuyến. Thiết lập thanh toán tự động đơn giản hóa cuộc sống hơn nữa. Bạn cũng có thể lên mạng để chọn không nhận thư rác, chẳng hạn như danh mục và phiếu mua hàng thẻ tín dụng.
Đầu tư vào một máy quét chất lượng: Kissell khuyên bạn nên chọn kiểu máy có thể quét ít nhất 20 trang mỗi phút và xử lý cả hai mặt của trang cùng một lúc. Ông nói, để dễ dàng hơn, hãy tìm một cái có khay nạp tờ để xử lý một chồng trang cùng một lúc. Ông nói: “Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, thường nằm trong khoảng từ 6-10 triệu đồng”.
![]() |
Việc dùng các thanh toán/mail điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng. |
Đảm bảo tài liệu có thể tìm kiếm được: "Định hình phần mềm máy quét của bạn để sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động biến mọi tài liệu được quét thành một tệp PDF có thể tìm kiếm được", Kissell khuyên. Điều này cho phép bạn tìm tài liệu bằng cách tìm kiếm các từ mà chúng chứa.
Hãy nhớ rằng không cần giấy tờ là một quá trình lâu dài: "Có thể mất thời gian để quét và tái chế các tài liệu cũ nhiều năm. Nhưng nếu bạn làm một vài điều mỗi ngày, bạn sẽ sớm thấy tủ đựng hồ sơ của mình dễ quản lý hơn nhiều. Để làm điều này, có thể thiết lập một thói quen để đơn giản hóa quy trình. Ví dụ, quét một vài tài liệu với ly cà phê sáng của bạn" - Kissell nói.
Kiểm tra kỹ bản quét trước khi loại bỏ bản gốc: Sau khi quét tài liệu, bạn có thể cắt nhỏ hoặc tái chế chúng. Nhưng Kissell nói rằng hãy xác nhận rằng bản quét còn nguyên vẹn trước tiên.
![]() |
Việc quét các loại giấy tờ và lưu thành file mềm giúp bạn tiết kiệm không gian, thời gian. |
Sao lưu các bản quét của bạn: Đảm bảo sao lưu các tài liệu đã quét của bạn. Nếu chúng nằm trong ổ cứng máy tính của bạn, chúng cũng dễ bị hư hỏng và mất mát như tài liệu giấy. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây/mail/ hoặc ổ đĩa ngoài.
Thiết lập một trạm loại bỏ: Khi chọn máy hủy, hãy nhớ rằng máy hủy giấy hiệu quả hơn máy hủy dạng dải, vì nó tạo ra các mảnh nhỏ hơn không thể dễ dàng dán lại với nhau. Cắt nhỏ bất kỳ giấy nào có chứa thông tin nhạy cảm, bao gồm số tài khoản, thông tin y tế và số an sinh xã hội.
Đừng quăng tất cả mọi thứ: Phân loại giấy tờ thành hai nhóm. Nhóm một là các loại giấy tờ có thể hủy bản chính sau khi sao chép (hóa đơn, hợp đồng, số tài khoản). Nhóm hai là nhóm ngoài file lưu trữ, phải giữ lại bản chính - tài liệu pháp lý quan trọng như di chúc, giấy khai sinh và kết hôn, chức danh, chứng thư và bất cứ thứ gì có con dấu hoặc con dấu của chính phủ.
An Huỳnh
Chia sẻ bài viết: |
Hiệp hội Bất động sản TPHCM vừa kiến nghị sửa đổi quy định dưới Luật về tách thửa đất ở để hạn chế phân lô, tách thửa tràn lan.
TPHCM đề nghị các Sở,ngành khẩn trương rà soát để xử lý, giải quyết vướng mắc 64 dự án bất động sản trên địa bàn.
Bỏ tiền mua căn hộ dự án chung cư Miếu Nổi để an cư, nhưng người dân lại sống trong lo lắng vì quá nhiều bất cập tại đây.
Tái sử dụng đồ cũ, dùng thiết bị chất lượng cao và tăng cường sử dụng năng lượng mặt trời... là những cải thiện nhỏ để bạn tiếp cận lối sống xanh.
Nếu quá hạn cam kết mà chưa hoàn thành bồi thường giải phóng mặt bằng 2 dự án, Chủ tịch UBND TP. Vũng Tàu phải chịu trách nhiệm.
Dự án mới tại Chợ Sắt khi đi vào hoạt động sẽ tạo ra thế liên hoàn với hạ tầng xung quanh, góp phần thúc đẩy phát triển du lịch, dịch vụ...
Tỉnh Quảng Ngãi đồng ý cho hàng loạt doanh nghiệp tài trợ lập quy hoạch, trong đó đa phần là dự án bất động sản.
Một chiếc ghế dài từ pallet không chỉ tiện dụng, tiết kiệm mà còn làm đẹp thêm không gian sống của bạn.
UBND quận 10 vừa có văn bản kiến nghị UBND TPHCM đấu giá quyền sử dụng đất khu đất trống để xây mới lô G chung cư Ngô Gia Tự.
Chủ tịch UBND TPHCM vừa có ý kiến chỉ đạo các Sở, ngành nghiên cứu tháo gỡ 38 dự án bất động sản nhà ở trên địa bàn.
Trong tháng 4/2022, mức độ quan tâm đến đất nền trên cả nước giảm 18% so với tháng trước.
Theo Savills Việt Nam, tính đến quý I/2022, nguồn cung văn phòng xấp xỉ 2,5 triệu m2, tăng 0,4% so với quý trước và tăng 3% so với cùng kỳ năm trước.
Người cần chỗ ở đang tìm mua căn hộ trong dự án cũ với mức giá hợp lý khiến căn hộ trong các dự án mới tiếp tục ế ẩm.
Ý tưởng thiết kế phòng ngủ theo cung hoàng đạo biến khu vực riêng tư nhất của bạn trở nên độc nhất vô nhị.
Theo Chợ Tốt Nhà, trong quý I/2022, tỷ lệ quan tâm thuê căn hộ chung cư tại các quận vùng ven TP.HCM tăng trưởng mạnh hơn các quận trung tâm.
Chủ đầu tư chung cư Moscow Tower (quận 12) hứa sẽ khắc phục, kiểm định lỗi của hệ thống thang máy trước ngày 13/5/2022.
Trào lưu bỏ phố về rừng ngày càng phát triển và nếu đã tậu được miếng đất rộng, nhà container giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí xây dựng.
Chủ tịch UBND TPHCM Phan Văn Mãi yêu cầu xử lý các công trình vi phạm xây dựng tại huyện Hóc Môn.